纸质档案进行数字化转换后原件可以销毁

能 (A)纸质文件的数字化处理纸质文件的数字化处理方法主要有两种:直接扫描法和缩微法。1直接扫描方法所谓直接扫描法，就是用扫描仪对原始纸质文件进行光学扫描，将图像信息传输到光电转换器中变成模拟电信号，再将模拟电信号转换成数字电信号，再通过计算机接口传输到计算机存储器中。直接扫描可以分为两种方式:(1)对纸质文件进行扫描后，使用字符识别(OCR)软件进行识别，最终生成文本文件。这种数字文件的优点是:占用空间小，便于计算机全文检索，文件使用时易于提取和编辑。其缺点是:不能保留原文件的排版格式，以及签名、印章等原始信息；有时候OCR字符识别的准确率低，检查修改困难，数字化效率很低，实际上已经破坏了原始文件的真实性。(2)扫描纸质文件，形成数字图像文件。这种图像文件的优点是:能保持文件内容和排版的原貌，数字化速度快。缺点是:无法进行全文检索，无法编辑文本内容，占用存储空间大。以上两种方法的优缺点正好互补。现在有一种方法可以把两种方法的优点结合到一个文件里，就是做一个双层PDF。制作方法是:将原来的纸质文件扫描成数字图像文件再转换成文本文件，然后将两个内容相同的文件放在同一个PDF文件中，图像文件放在文本文件的上层，文本文件隐藏在图像文件的下层。在查询这个文件时，我们不仅可以看到上层的原始图像文件，还可以全文搜索隐藏的文本文件。2缩微方法所谓缩微胶片转换方法，就是对已经缩微的文件，使用专用的扫描设备(即缩微胶片扫描仪)，将缩微胶片上的模拟图像转换成数字图像的方法。与直接扫描法相比，显微扫描法更经济、简单、高效。但是，这种方法必须建立在纸质文件的微细加工基础上。值得注意的是，扫描微缩胶片后，原微缩胶片应与纸质档案一起保存，不得擅自销毁。这样，文件就形成了“三集”的存储状态。尽管缩微胶片不如数字文件易于保存、复制、查询和传播，但作为模拟信息，缩微胶片文件具有数字文件所不具备的优点，如人类可读、稳定性好、体积小等，是纸质文件所不具备的，应成为档案信息资源的重要补充形式。(B)纸质文件的数字化工作流程纸质档案数字化是一个复杂的过程，其基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、编目建库、数据挂钩、数据验收、数据备份、成果管理。文件整理纸质档案扫描前，根据档案管理情况，按照以下步骤对档案进行适当整理，并根据需要进行标记，以保证档案的数字化质量。(1)文件出库一般来说，对大量纸质档案进行数字化处理，首先要将待数字化的档案从档案仓库搬到临时周转仓库；然后，数字处理人员从周转仓库接收文件进行数字化。无论前者或后者，数字化处理人员都必须按预定计划提出申请，经审批后，向双方移交档案，登记并完成交接手续。(2)目录数据准备根据《档案著录规则》(DA/T18-1999)的要求，规范档案的内容，包括确定档案的著录项目、字段长度和内容要求。然后，建立一个用于数字文件检索的目录数据库。数据库建设可以利用原有纸质档案的编目基础。如果原始纸质文件目录存在错误或不规范，如标题、文件名、负责人、起止页码和页数等。，应该修改。纸质档案未建立机读目录数据库的，应按档案著录规则重新录入。(3)解除捆绑文件可以在去除绑定前逐一贴上条形码，以便在后续流程中通过识别条形码对扫描的文件进行准确高效的控制。条形码还可以为今后档案借阅和利用的管理提供方便。然后，工作人员一卷一卷、一页一页地检查档案。对缺失内容、遗漏内容、颠倒页码、珍贵破损档案进行登记，交档案保管机构妥善处理。对于不解除绑定会影响扫描工作的文件，应解除绑定。拆除装订时，应注意保护文件不受损坏。拆除装订后，应将原文件按顺序排列，并用夹子夹住，以防散落。对于历史悠久，纸质条件差，不方便拆封的，可以使用零页边距扫描仪进行扫描。(4)区分扫描件和非扫描件。根据要求，将同一案卷中的扫描件和非扫描件分开，剔除无关和重复件。(5)页面修剪纸张的质量与扫描仪的选择和扫描效果有关。因此，对于破损严重、褶皱不平、字迹模糊的档案，必须分别登记处理。比如折叠的文件可以熨烫；对于被污染的纸张，可以在通风的环境下用软刷轻轻刷掉漂浮的灰尘、污垢或霉菌；必须修复损坏和不完整的文档。(六)备案登记将整理后的原始文件移交给扫描人员，制作并填写纸质文件数字化处理交接登记表，详细记录整理后每个文件的起始页码和页码。(七)装订、修复和归还扫描工作完成后，已拆除的档案应按档案保管要求重新装订。恢复装订时，要注意保持文件的排列顺序不变，做到安全、准确、不遗漏。更换严重损坏的辊和箱。装订人员会在装订好的文件上加盖专用印章和专用数码印章。文件的数字处理和重新装订完成后，应进行清点。清点无误后，交回档案管理部门，办理档案归还手续。2文件扫描(1)扫描设备的选择根据文件格式的大小(A4、A3、A0等。)，选择相应规格的扫描仪。大幅面文件可以用宽幅扫描仪扫描，缩微后用胶片数字转换设备扫描，小幅面扫描后用图像拼接。纸张状况不好、太薄、太软或太厚的文件，以及多色页面的文件，都可以用普通平板扫描仪扫描。纸张条件好的A4、A3文件可以用高速扫描仪扫描，提高工作效率。不适合拆包的文件可以用零页边距扫描仪扫描。(2)扫描颜色模式的选择通常，有两种扫描颜色模式:一种是扫描形成黑白二值图像。这种图像只有黑白两级，没有过渡灰度。其特点是黑白分明，字迹清晰，文件容量小。它适用于扫描笔迹清晰、线条清晰的文本或图形文件。二是扫描形成连续色调的静态图像。这类图像分为灰度图像和彩色图像。灰度图像由从最暗的黑色到最亮的白色的不同灰度组成。灰度表示一幅图像从亮部到暗部的层次，也叫色阶。灰度越高，层次越丰富，文件容量越大。灰色模式适合扫描黑白照片和图像文件，色阶的选择要适中，只要不影响画质即可。颜色模式中的颜色数量表示颜色的范围。颜色越多，图像越生动真实，文件容量越大。同样，色号的选择也要适度，不是越多越好。彩色模式适用于扫描文件或页面上带有红色抬头和印章的彩色照片文件。需要永久保存或长期保存，或移交国家档案馆的档案，一般应采用彩色模式扫描。(3)扫描分辨率扫描分辨率参数的选择原则上是基于扫描图像的清晰度和完整性，不会影响图像的利用效果。黑白二进制、灰度、彩色模式扫描文件时，分辨率一般建议大于等于200dpi。特殊情况下，如文字小、文字密、清晰度差等。，分辨率可以适当提高。对于需要OCR汉字识别的文件，扫描分辨率建议选择300dpi。(4)光学字符识别处理目前OCR技术已经相当成熟，一般扫描仪都有自己的OCR软件，使用起来也非常方便。但是OCR的识别准确率往往不尽如人意，影响检索效果。手动修改稿件中的错别字很麻烦。因此，提高OCR识别率是档案数字化中的一个重要问题。其实只要注意以下几点，就可以明显提高OCR识别率:一是选择合适的扫描分辨率。过低的扫描分辨率往往会导致OCR识别率下降，过高的分辨率则会使图像文件过大，降低识别速度。在实际操作中，操作者可以通过查看OCR识别后生成的文本中红色错别字的数量(如小于3%)来判断可接受性，决定是否以此分辨率扫描，进行OCR识别。二是尽量黑白二进制模式扫描。用扫描仪扫描文档时，OCR通常接受灰色或黑白二进制模式，不接受彩色模式。如果稿件的印刷质量好，可以采用灰色模式，否则应采用黑白二进制模式。扫描时，您可以手动调整黑白阈值的大小。如果黑白二值图像上的文字轮廓不完整，适当增加阈值。如果文本的轮廓太粗，说明信息冗余较多，可以适当降低阈值。这样调整后形成的黑白二值扫描图像可以达到更好的OCR识别效果。第三，在进行OCR识别时注意字符的倾斜校正。OCR识别允许文档轻微倾斜，但过度倾斜会影响识别率。校正方法是在扫描软件上点击倾斜校正按钮，识别软件会在OCR识别前自动校正图像。四是稿件识别前的预处理。去除稿件中的杂物和，因为杂物会干扰文字识别，无法识别，会影响OCR的文字分割。针对稿件中的栏目，建议手动设置栏目区域，即用多个方框选择要识别的文字，然后进行OCR识别。五是采取适当的识别方法。简体和繁体稿件混杂，中英文稿件识别率往往较低。如果简体和繁体中英文分块分布，可以用图像处理软件将不同的文本块编辑成文本块相似的文件，然后分别用OCR识别不同的字符。(5)扫描注册认真填写纸质文件数字化转换流程交接登记表，登记扫描页数，核对每份文件实际扫描页数与归档时填写的文件页数是否一致。如不一致，应注明具体原因和处理方法。3图像处理扫描完成后，获得的图像必须按要求进行技术处理，以纠正扫描文件与原始文件之间的偏差，使扫描文件更清晰、更规范。图像处理一般包括以下内容:(1)影像数据质量检查检查图像的偏斜、清晰度和失真。如果发现不符合质量要求，应对图像进行重新处理。当扫描的图像文件不完整或因操作不当无法清晰识别时，应重新扫描；如有漏扫描文件，及时补扫描，正确插入图像；当发现扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时，应及时调整。认真填写相关表格，记录质量检查结果和处理意见。(2)整改应该校正偏转图像，以便在视觉上感觉不到偏转。方向不正确的要旋转还原，符合阅读习惯。(3)去污影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框和黑边，应该去除。在处理过程中，应注意不要破坏文件的原始信息。(4)图像拼接扫描不同区域的大幅面文件形成的多幅图像应拼接合并成一幅完整的图像，以保证文件数字图像的完整性。(5)修剪彩色模式下扫描的图像应进行修剪，去除多余的白边，以有效减少图像文件的容量，节省存储空间。以上的整改、去污、修整等处理都可以根据肉眼手动完成。也可以使用专门设计的软件，预先进行一定的设置，然后由计算机自动处理。计算机处理当然效率高，但不如手工处理灵活。比如，一旦污渍的大小被设计得太小，电脑会自动把一些标点符号作为污渍去掉。因此，扫描图像的处理也需要采用手动和自动相结合的处理方式。4图像存储(1)存储格式以黑白二进制模式扫描的图像文件通常以TIFF(G4)格式存储。以灰色模式和彩色模式扫描的图像文件通常以JPEG格式存储。存储时压缩比的选择应以保证扫描图像易读性的前提下最小化存储容量为基础。提供网络查询的扫描图像，也可以存储为CEB，PDF或其他格式的文件。(2)图像文件的命名数字档案资源应以档案号或唯一标识符命名。用档案号命名数字档案资源的，按卷排序的，应按《档案号编制规则》(DA/T 13-1994)编制档案号，建议增加档案类别码作为类别号的子项；若按件排序，案卷号可采用“全宗号-案卷类别码年份-保管期限-机构(问题)码-件号-分件号”的结构。5目录数据库建设(1)数据格式选择目录数据库建设应选择通用数据格式，所选数据格式应能通过XML文档直接或间接交换数据。这个数据库的建立可以通过专门的档案管理系统或者扫描处理管理软件录入，也可以通过EXCEL专门设计的档案目录表录入，然后将数据导入档案管理系统。(2)档案描述根据《档案著录规则》(DA/T18-1999)的要求，建立档案目录数据库，录入档案目录数据。(3)目录数据的质量检查为保证数据的准确性，可采用“单机录入-人工校对”或“双机录入-计算机自动校对”的方法。无论是人工校对还是计算机校对，都要检查描述项目是否齐全，描述内容是否规范准确，如发现不合格数据，应进行修改或重新记录。6数据挂钩(1)汇总挂钩档案数字化转换过程中形成的编目数据库和影像文件，经质量检查合格后，通过网络及时加载到数据服务器进行汇总。目录数据库和镜像文件要避免慢且容易出错的手动挂接，尽量批量使用电脑自动挂接。只要将扫描的数字文件按照纸质文件的文件号进行命名，就可以通过编制挂钩程序或借助相应的软件，实现相关数字图像的自动搜索和相应电子地址信息的添加，从而实现批量、快速挂钩。(2)数据关联基于纸质文件目录数据库，从每个纸质文件扫描的一个或多个图像被存储为图像文件。将图像文件存储在相应的文件夹中时，需要仔细检查每个图像文件的名称是否与归档目录数据库中的文件号相同，图像文件的页数是否与归档目录数据库中的文件页数相同，图像文件的总数是否与归档目录数据库中的文件数相同。利用每个图像文件的文件名与该文件在归档目录数据库中的文件号建立一一对应的关系，为归档目录数据库与图像文件的自动批量连接提供了条件。(3)交接登记认真填写纸质文件数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，检查每次文件关联后的页数与文件整理扫描时填写的页数是否一致。如不一致，应注明具体原因和处理方法。7数据接受检查所有已经采样数字化的数据，包括目录数据库、图像文件和数据挂钩的整体质量。当目录数据库和图像文件链接出现错误，或者目录数据库和图像文件中有一个不完整、不清晰、有错误时，抽检将标记为“不合格”。一个全宗文件，当数字转换质量抽检合格率达到95%以上(含95%)时，将被验收为“通过”。合格率=通过抽样检查的文件数/通过抽样检查的文件总数×100%。认真填写纸质档案数字化验收登记表。验收“通过”的结论必须经过审核签字才能生效。8数据备份完整、合格的数据应及时备份。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用线上线下相结合的方式实现多套备份，并注意远程存储。还应该检查备份数据。备份数据的检查内容主要包括备份数据是否可以打开，数据信息是否完整，文件数量是否准确。数据备份后，应在相应的备份介质上做好标记，以便于查找和管理。填写纸质文件数字备份管理登记表。9数字结果管理应加强纸质档案数字化成果的管理，确保其安全性、完整性和长期可用性。提供纸质档案数字化成果在线检索利用时，应当有制作单位的电子标识，并根据具体情况采用可下载或不可下载的数据格式。

档案数字化外包安全管理规范

1总则

11 为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。

12 各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。

13 本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。

14 档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

2档案部门的安全管理

21 成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

22 根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

23 提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。

24 对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

25 建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

26 制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

27 建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。

28 建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

3数字化服务机构的安全管理

31 数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

32 数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民,国家另有规定的除外。

33 数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。

34 数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。

35 数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

36 数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

37 数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

38 数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

39 数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。

4数字化场所的安全管理

41 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。

42 数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

43 数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

44 数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

45 数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

46 数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

47 工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

48 工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

49 档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

5数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

51 档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。

52 档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

53 档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

54 档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

55 档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

56 档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。

57 档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。

58 用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

59 档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

510 档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

511 处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

6档案实体的安全管理

61 档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

62 档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

63 档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

64 档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

65 档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

66 正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

67 数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

7档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

71 档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。

72 档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

73 档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。

74 档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

75 数字化服务机构应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交档案部门，作为项目档案内容进行管理。

档案数字化管理的好处

传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。

1 提升企业的经济效益

随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。

2 提升了档案利用效率

传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。

3 提升档案管理工作效率

数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

会博通综合档案管理系统：

集中统一管理企业内部不同层级、类型的档案资料，档案协同化管理，应用到具体业务中，不再成为“额外工作量”，不限单一地域、单一时间，全面实现移动化应用（多终端、协作、互助），强大的适应性选件，让文档管理与应用更具效能。

会博通综合档案管理系统功能：

1、分类自定义：会博通就像您操作系统中的资源管理器一样，可自定义管理分类（类和文件夹），用于管理不同类型、来源的文档资料。

2、属性自定义：提供信息属性的自定义，为系统不同类型的文档赋予对应的属性，例如合同、图纸、图书等不同的属性配置。

3、正文与附件：系统中的每一条信息均可实现区分正文与附件的管理。

4、份数管理：支持一式多份的文件管理，并可对应进行借阅、归还及发放登记。

5、个人文档管理：提供同样可自定义分类及对应属性的个人文档存储空间。

6、存放地点：可在系统中预览信息条目对应实体的位置定位，实现快速存取。

7、格式支持：基本支持所有不同格式的文件，可在线编辑及保存上传，常用的文档格式（如Office、PDF、等）可由系统插件管理。

8、多种存储方式：支持多服务器、数据库的存储管理，并可实现服务器、数据库间的数据转存或复制。

9、内容关联：可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。

10、文档汇编：提供基于搜索结果的编研成果目录发布，形成主题、成果等汇编文档。

11、在线编辑：可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。

12、版本管理：每次修改均会保留历史版本，避免文档丢失及误操作。

13、变更管理：可对文档发起变更流程（可套用流程模板），变更过程中只能阅读，审定后替换成最新版本，并保存操作记录与历史变更版本。

14、自动编号：不仅可以按年度和文件字号自动产生编号，而且还能自定义编号方式。

15、提醒功能：可对每一份文档设置周期性的提醒（如过期、到期等）。

16、正文模板：可套用预先设计好的文档格式模板，适用于红头文件、合同、授权委托书等有固定格式的文档，支持关键属性的自动读写。

17、表格设计与打印：可使用预先设计好的表格格式，获取指定的信息属性形成文档清单。

18、回收中心：提供个人回收站及系统回收中心，误删文件可从回收站还原。

传统载体档案是否需要进行数字化以考虑利用需要及载体保护为前提正确。

鉴定先行，是保证档案数字化质量的内在要求。馆藏档案数字化首先面临的问题是挑选什么档案进行数字化？科学圈定优先档案数字化的范围，剔除重复和无用档案，保证数字化的质量和效率，档案鉴定必须先行一步。

从实践经验看，档案鉴定应该遵循以下原则：利用优先原则。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案鉴定应根据利用者的要求和想法，对本馆（室）档案利用情况进行统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行鉴定和数字化处理。

反映历史原貌原则。档案鉴定是数字化前对档案信息的提炼，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除重复、无用或者无关紧要、可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真实情况。当然，鉴定必须持谨慎态度，不能背离客观真实的历史。

系统分析原则。在档案目录编研、专题专库分类上必须体现系统思维，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案材料的处理标准一致。在单个档案鉴定中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。

成本控制原则。要充分利用已有的信息传输网络和平台，统筹本区域各类档案馆（室）资源，发挥专业档案馆、技术团队优势，共享人才和技术资源，分级分工负责档案文件的收集、整理、鉴定、归档，避免档案重复鉴定、重复数字化处理等无效劳动，努力实现低投入高效率。

保护优先原则。数字化存储技术开辟了档案保护和利用的新途径。对珍贵档案、濒危档案的鉴定和数字化处理，可以减少原件使用，降低人为损坏，是对重要档案最经济和便捷的保护方法。

安全保密，是档案数字化建设的底线：

网络环境下，档案存储和利用都面临安全和保密问题的考验。传统载体档案数字化成果依赖于数字化设备而存在。由于数字化文件所依赖的技术和设备更新换代快，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的保护造成一定影响。因此，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。

比如，采用移动硬盘、光盘、服务器备份等方式保存档案信息。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。因此，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。

对于涉密档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络环境下，都必须有足够的保密意识，加大安全保密执法检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

档案数字化是大势所趋，档案数字化建设的目的就是要让利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息，使档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。

你的意思是指要存：1000万张A4页纸，1W张照片，50小时音频，200小时视频？

A4纸纯文本文档，就4kb左右。照片你估计是要扫描上来，但照片大小有大有小。50小时音频，不知道音频格式多大，这里面差别很大。200小时视频，差别也很大。没法精确计算。

往大的方向粗略估计。1000W按4K算，就39G左右。1W张照片，我按你一张10M算，就98GB左右。50小时音频，我按MP3格式，192kpbs的高保真计算，也就4G，就算5G好了。200小时视频？这个真不好算，好了我就算它1小时10G好了，那就2000G，所以，加起来就是2142G。

RAID模式的话，按最小比例，4颗同样大小的硬盘，那就是2856G的总容量了，也就是说你去买4个，每个硬盘1TB的硬盘足够你了

如果要买企业级的硬盘，也就8000左右的事了